不知道你有沒有這個經驗：期末報告時，台下的你總會不經意的恍神，很難對台上報告的組別保持專注，但輪到你報告時，變成你對台下滑手機的觀眾束手無策，也因為緊張無法好好表達，每次報告就像被全班公審一樣。
說實話上台報告時，我經常會遇到這個問題，也對無法好好報告而感到挫折，我便開始請教系上很擅長報告的同學，並研讀相關資料，嘗試在各個上台機會中去改善，因此這一年下來，我對簡報報告有了些不同的心得。
閱讀完這篇文章後，你會知道我在一年收穫到的 7 個簡報技巧，以及我在現實中的應用，讓你能在未來的報告增加台下觀眾的注意力與好感度，並讓你對簡報更有自信跟掌握感。
筆者並不是很擅於報告或表達的人，也有很多需要改進的空間（ 目前正在學習 ）只是希望能透過本文彙整這一年對溝通表達的所學，並幫助也想增進簡報能力的人。
特別感謝願意分享他們如何準備報告的同學和學長姐，讓我能看見自己的盲點、改善自己的簡報能力，也才能完成這篇文章。
喔對，本文沒有要推銷你任何簡報課程，純粹個人分享，請安心閱讀 🙂
前情提要：厲害的講者，並不是只靠天賦
在進到正文之前，我想先討論一件個常見的刻板印象，很多人會說：善於報告的人是因為有與生俱來的表達魅力，一般人很難無法模仿的來。
然而我在大學觀察很多人後，發現擅長溝通與報告的人不一定有口才流利的天賦，但一定有兩個特點：對主題的知識儲備很夠，以及富有對觀眾的同理心。
講者對報告主題的專業知識量和熟悉程度，也就是知識上的儲備，是講者的自信來源之一，以及應對觀眾提問的必備資訊；而對若要成功的將觀點傳達給觀眾，則還需要講者對觀眾的同理心。
有為觀眾著想的心，也能做出好簡報
實際上台報告好幾次後，我覺得決定一場簡報成功與否的關鍵，不是台上講者功力有多高深、投影片有多精美，而是台下聽眾買不買單。
例如課堂報告時，是台下的同學決定你的互評成績；在企業報告時，是由老闆或投資方決定你這提案可不可行⋯⋯控制權是在觀眾手上的。我在請教一位系上報告很厲害的同學時，她也提到了「 以觀眾為本 」的觀點，可見厲害的分享者都會關注這點。
如果講者只顧慮自己，沒有從聽眾的角度出發去設計報告的話，很難做出好的簡報。
換言之，只要在準備簡報時去思考到「 觀眾 」這個因素，就有很大機會能做出成功的報告，所以我現在做任何簡報之前，都會先思考下面 4 個問題：
- 我這次簡報的目標觀眾是誰？
- 為何觀眾會來聽我的報告？（ 被強迫？自願？）
- 如果我是觀眾，我對這次簡報會想知道什麼？
- 我要如何讓報告對觀眾有所價值？
如果你不知道報告、演講該怎麼準備，抑或是不確定自己的內容能否符合觀眾的期待，我都推薦可以從上面 4 個問題去著手或驗證。
因此，有別於其他網站或 Youtube 上的簡報術或排版教學，下文我想分享的都是從「 以觀眾為本 」延伸出來的技巧跟心法，比較強調怎麼降低觀眾的聆聽門檻，並提供我在實際簡報時怎麼應用的實例，希望能給你一些新的啟發跟幫助。
1. 你的觀眾，決定你的分享方式
我進大學前，曾以為準備報告的第一步是從選題、做白片開始，後來修了學校的一門《 職場英文寫作與口語表達 》的課程，學到還有一個步驟：分析觀眾，不同類型的觀眾有個別的動機和反應，因此釐清這次簡報你要影響的目標觀眾，才能找出適合的取材跟架構。
一般來說，觀眾可以分為這 4 種
筆者想引用我在該門課程中學到的觀眾分類法，簡報觀眾可以大致分成 4 種：
- 有興趣的
- 中立的
- 沒興趣的
- 有敵意的
一般最常遇到的觀眾類型是：對主題本身沒有明顯喜惡、但希望從簡報中有所收穫的「 中立觀眾 」，或是可能是被強迫聽你簡報「 沒有興趣的觀眾 」像是大學的課程報告、公司內部的報告、商業提案的觀眾組成大多都是中立或是沒興趣的人。
針對中立的觀眾，可以選擇優劣比較（ Pros and Cons ）的作為報告議題的架構，並引用專家或客觀的數據資訊；而對於缺乏興趣的觀眾，我會盡可能濃縮報告的重點（ 最好在 3 點以內 ）並試著讓投影片跟表達更輕鬆一些。
極端的情況是「 有興趣 」或是「 有敵意 」這兩種觀眾，前者可能是因為講者的名氣，或是因特殊場合而前來，這類觀眾比較常出現在研討會、社團演講中；後者的「 敵意 」包含可能對報告議題有強烈的立場，或是質問越多、分數就越高的課程同學。
p.s. 寫到這裡，我突然想到我的企業管理概論的期末報告。因為可以加分的緣故，台下同學的詰問會特別踴躍，而且都是極具挑戰性的問題，那時上台開放 QA 時是真的蠻怕的⋯⋯
對於有興趣的觀眾，像我擔任程式研討會的分享者時，不會刻意選擇表達方式，甚至會試用一些新的報告模式當作測試，我會著重的是呼籲行動（ Call to Action ）像是邀請大家下載我的專案、加入 LINE 機器人好友等等，因為這類型的觀眾採取行動的意願更高。
而對於可能有敵意的觀眾，如果是要討論有爭議的議題，我會選擇在簡報呈現客觀的資訊跟數據，並引用專家意見，而非我個人的。
針對同學會踴躍討論的報告，我會去回顧論點有無較為脆弱、可能會被質疑的地方，整理出一份可能被問的問題清單，透過客觀數據和實際案例去佐證。
通常報告的對象大多會涵蓋 2 到 3 種觀眾類型，我自己會去權衡：是要滿足更多種的觀眾，還是只要針對最有影響力的那一小批觀眾去設計簡報，這取決於你報告的動機跟目標，你可以自行選擇更好的策略。
不過，如果你的報告對象全都是有敵意的觀眾，我會建議你先不要學怎麼做報告，先學怎麼做人會比較適合喔～
你可能會好奇：有沒有一個通用的報告原則，是能同時滿足這 4 種不同取向的觀眾呢？答案是有的，那就是下一段要介紹的「 給觀眾承諾 」
2. 開頭起手式：承諾能讓聽眾學到什麼
如果你希望能在報告一開始，就給大家「 這場簡報感覺有料誒 」、「 聽一下這組報告好了 」的感受，最重要的是在開頭給觀眾一個承諾（ Promise ），告訴他們這場簡報他們能得到什麼，以及對他們的好處。
常見的簡報開場白會有講者自介，或直接進到簡報大綱，只是觀眾其實更在意眼前報告跟他們之間的關係，觀眾對簡報的專注力是基於簡報對他們的好處。
如果你能從要分享的內容中，找到和觀眾之間的關聯或是好處，那就能將這個切入點作為簡報的誘因，加到開場白作為給觀眾的承諾。
（ 雖然我聽好幾場都沒變 elite 就是了 ）
這是我上學期在 MIT 的線上開放式課程學到的技巧（ 文末有影片連結 ）現在我的每場報告中，都會使用這一招來增加觀眾的關注跟注意力。
我實際簡報時，給觀眾的承諾範例
舉個例子，我年初曾為一個學校社團主講「 Instagram 經營經驗分享 」那次社課簡報中我開場白的承諾部份如下：
「 ⋯⋯在 40 分鐘的簡報後，你會知道 3 件事，第一個是社群經營的核心重點，再來是 Instagram 演算法的基本原理，最後是如何為帳號設計一套經營策略。
這 3 個重點能你們能透過社群平台，將社團曝光給更多學生、增加活動報名的轉換率。」
在這段開場白中，我給了兩個承諾：
- 在簡報能知道的資訊（ 演算法的原理、制定經營策略 ）
- 從報告得到資訊的好處，跟未來應用（ 增加社團曝光、活動報名人數 ）
除了第一點外，我會強調簡報如何提供有用的資訊給大家，並指出如何將這些資訊應用在自身上。舉例來說，如果我知道該社團希望改善社群經營，我會強調我分享的經營技巧對社團營運有幫助。
可以將簡報的知識和資訊比喻為魚竿，講者要明確告訴觀眾可以拿這把魚竿去釣魚，因為觀眾可能不會自動地將報告的資訊與自身連結起來。
如果是課堂學術報告，確實比較難做到「 給予承諾 」跟「 強調聽完簡報的好處 」因為觀眾可能是為了學分坐在台下，抑或是負責的題目太冷僻了。
我的做法會試著連結相關的時事議題，像是心理主題會連結到近期討論的 PUA、債券投資會連結前陣子的矽谷銀行倒閉案⋯⋯並強調這次報告能讓大家更深層的認識這些事件。
搞定開場白後，後面內容的表達也很重要，下文會接著分享一些簡報過程中的表達技巧。
延伸閱讀：學生必學的 4 個 Office 操作技巧！打報告、做簡報更有效率
3. 適度的停頓，能讓觀眾更輕鬆的聽你說
你在國、高中應該有遇過語速超快、詞句之間完全沒有空檔的老師？通常聽到一半你就寧願自己看書了吧。
簡報時也是一樣，當你語速太快，沒有在句子間留下停頓的空隙，觀眾聽你說話會很費力，也很難分辨什麼是重點，所以記得在語句間適度停頓。
適度停頓是在句子間暫停一秒左右，原則就是透過停頓來調整語速，而特別有 3 種我覺得特別要停頓的時機：
- 準備提到簡報重點之前
- 投影片有表格或圖表時
- 當要講的句子太長時，適度分階段講
我在簡報時怎麼安排停頓的
像是前一段的社群經營簡報開場白，我承諾的重點在於三個簡報大綱，就會在這兩句之間停頓一下：
「 40 分鐘的簡報後，你會學到三件事（ 停頓 ）首先是社群經營的核心重點，再來是 ⋯⋯ 」
很多人會在投影片以圖表和表格呈現數據，但沒有留給觀眾閱讀的時間，也沒有點出想從數據推論什麼結果，所以投影片有數據時，我會這樣說：
「 大家可以參考簡報上的個案比較表格（ 停頓稍久一點 ）那這裡我想呈現的重點是 ⋯⋯ 」
透過停頓讓觀眾有時間專心瀏覽圖表，避免觀眾為了看投影片而沒有聽你說話。
當然就算在語句間加入停頓，觀眾聽到後面多少還是會恍神一下子，這時可以用下一段的技巧，把觀眾的注意力拉回到你身上！
4. 觀眾恍神時怎麼辦？問個問題吧
讓觀眾回神、跟上你內容的最好方法是什麼？其實很間單，就是「 問觀眾一個問題 」藉由拋出一個好的提問，你能給台下觀眾拉回注意力的時間，也創造一個與你互動的機會，甚至能在後續的口述內容連結他們的回答，增加觀眾的興趣。
這個技巧也是我在 MIT 的開放式課程學到的（ 文末有影片連結 ）
掌控問題的難易度、回答方式
只是這一招有個小小的難度：問題的設計，如果問題過於難以回答，反而會對觀眾造成反效果。
所以選擇問題時，要問題留意所需的知識門檻，像是假設你要跟國中生解釋機器學習，你可以問大家有沒有聽過 ChatGPT，而不是問他們知不知道梯度下降法。
另外根據不同情境，也需注意問題要用「 開放性提問 」還是「 封閉性提問 」前者是 What 型問句，也就是沒有標準答案、單純讓觀眾能親自口述回覆的問題，後者是 Yes / No 問句，比較適合二分法的提問，讓觀眾透過線上投票、舉手來回覆。
我自己選擇的原則是：
- 在人數多的大場合，盡量用封閉性提問
- 在人數少的小場合、或想拉近與觀眾距離時，使用開放性提問
人數多的環境下，觀眾通常舉手、講自己意見的壓力會很大，所以我傾向用 Yes / No 的簡單問句，減少心理負擔的感覺；而人數較少的小場合，觀眾回答的壓力會小一些，且人數少的場合更需要營造觀眾投入的氛圍，蠻適合使用開放性提問。
我在簡報時，實際問過的問題
像前陣子我去中山女高演講時，就講解學習歷程的簡報中，穿插了一個封閉式問題，可以注意到我不是馬上拋出問題，而是會用一、兩句銜接一下，給觀眾回神的時間：
「 … 講到這裡，我其實想跟大家調查一下，因為我聽過中山女高很多人都會打排球（ 停頓 ）有在打排球的學妹可以舉個手嗎？ 」
後面我就舉例了「 打排球 」可以怎麼根據不同學群，延伸出學習歷程的題材，因為場地人數很多，加上不確定台下觀眾的參與興趣，所以給了有在打 / 沒在打的封閉回答方式。
我之所以會安排這個問題，一來是我接著要講解簡報重點，透過提問來達到上一段的語句停頓技巧，二來是我透過提問讓觀眾想像一個情境，接著透過我的示範，告訴觀眾他們也能做到這個效果。
下面是一個我用過的開放式問題：
「 誒那我想問問大家，通常你們平常滑 IG 的時候，看到什麼樣的貼文你們會想按收藏？（ 停頓，如果沒人回答繼續講 ）像我自己是喜歡收藏一些簡報技巧，或是攝影調色的貼文，你們呢？」
因為簡報的觀眾人數相對少，這時用開放式問答會蠻合適的，而我會拋出這個問題的原因在於，我後續想解釋會促使人收藏的貼文有哪些特性，我透過提問得知觀眾平時有哪些興趣的貼文，就能用他們的回答來舉例分析。
說白話，我只是利用提問找到觀眾既有的興趣，並沿用到舉例中，來強化傳達簡報重點的效率。
當然，不是每種簡報場合都適合安插問題，取決於你是否有需要創造與觀眾的互動空間。問題的數量方面也不是越多越好，我個人會較常在我熟悉主題的報告中，安排 1 到 2 個問題做預備。
你也能透過 Slido, Kahoot 等線上工具來增加回覆問題的趣味性，效果也蠻不錯的。
這時就要回頭去反思觀眾恍神的可能原因了，撇開觀眾的動機、場地冷氣太冷等不可控因素，我們設計的簡報也是一大主因，下一段會和你說明簡報設計最常見的問題之一。
5. 投影片不是逐字稿，字越多越沒有人看
這裡我要繼續拿國、高中老師來舉例（ 抱歉了老師們 ）你一定遇過投影片都是字，把 PowerPoint 當 Word 用的老師。或許對於普通的課堂教學來說沒有關係，但面對缺乏興趣，或是重要場合的簡報，投影片應該是呈現數據和條列重點的地方，而非講者的逐字稿。
因為觀眾無法同時閱讀投影片、同時聆聽講者說話，而當簡報的字很多、講者又在講話時，多數觀眾會選擇先閱讀投影片。所以掌控並簡化投影片的字數，才能將報告的主體帶回自己身上。
因此做簡報時，我有兩個設計投影片的原則：
- 利用條列式、表格等結構化內容
- 刪除不必要的文字與資訊
我的簡報簡化作法
像是我在會計課的期末報告要解釋投資的認列轉換作法，相比直接打一大串怎麼做分錄的敘述，我選擇改成步驟式的呈現。
我決定捨棄詳細的分錄解釋（ 因為我知道同學不會看 ）只保留原則上的會計概念，並在投影片簡單呈現出來：
談完簡報設計之後，講者的站位、與觀眾之間的相對距離其實也有一些小巧思，會在下一段落中與你分享。
6. 報告時，與觀眾之間不要有障礙物
回想你上一次上台報告的時候，是不是站在講台或電腦桌的後面？其實這是很正常的心理作用，當我們躲在某些東西後面會比較有安全感，但相對的跟觀眾之間的隔閡便會增加。
另一個我在《 職場英文寫作與口語表達 》學到的技巧，就是報告時要減少和聽眾之間的障礙物，進而縮短觀眾心理距離，雖然這沒有實際的科學研究證明，但我自己經驗是：我有意識的從講台後面站出來後，簡報結束後來找我討論的聽眾變了比較多。
確實，講者會需要克服沒有阻擋物保護的心理挑戰，但換個角度想，當你願意從講台站出來跟觀眾分享，觀眾對你的防備心不會那麼多，更願意聽你說什麼，不用太擔心。
在簡報前，可以提前去場勘
如果你這場報告很重要，但你不清楚報告場地的配置的話，我其實很推薦提前一天去報告場地場勘，觀察站位怎麼安排才不會跟觀眾之間被擋住。
像我自己是個容易想很多的人，所以哪怕是小型的簡單報告，我都會想知道站位該怎麼安排，所以我習慣提前一天去簡報場地看一下環境的佈局（ 或至少提前一小時到場地 ），思考我可以怎麼移動，才能不被講台或障礙物擋住。
另外我也會觀察一下環境的光線、座位數量、中控室，還有投影機接口是 VGA 還是 HDMI ⋯⋯ 等等，提前場勘可以增加你對報告環境的掌握，以及突發狀況時的應對能力，可以讓你不那麼緊張，此為筆者的個人經驗。
7. 結尾時，其實不用講 “Thanks for attention”
上面講到的技巧，都是決定觀眾在你簡報過程中的感受，但倘若你覺得上面技巧太複雜、或太困難，那你可以掌握好「 簡報結尾 」的技巧，因為觀眾事後對講者和簡報的印象往往取決於該講者怎麼做最後的結尾。
一般的簡報者都是說「 謝謝聆聽 」或 ” Thanks for attention. ” 但在 MIT < How to Speak > 的開放式課程中，我學到 2 個更不錯的簡報結尾方法，分別是：
- 對主辦方跟場地表達感謝
- 對觀眾表達致敬與 Call to Action （ 可以採取的行動 ）
如果你是受邀擔任講者，你在報告結尾處可以對主辦方的籌劃、邀請者願意找你分享來表達感激；而針對觀眾則是跟開場白的承諾做前後呼應，重新叮嚀觀眾之後可以採取哪些行動來得到好處，並表示很高興能與他們分享，也就是對觀眾的致意（ Salute ）
觀眾還是會以為你講的不錯
我的簡報結尾範例
我自認目前做過最好的簡報結尾，是受邀為學校社團分享社群經營技巧的結語，我當時設計的結尾如下：
「 在結束這場簡報之前，我想謝謝 xxx 學姐和 xxx 學長的邀請，以及協助場地的租借， 讓我有機會能和 xxx 社團的大家，分享我這三年對社群經營的一些認知跟收穫。
也會希望各位能在講座結束後，可以應用我在簡報中介紹的脈絡跟思維，為社團的品牌制定一套社群經營計畫，並付諸行動，來增加活動的曝光率和報名人數。
這次簡報，我覺得特別高興的是，xxx 社團一直以來都在教育這塊做了非常多的貢獻跟參與，也幫助到了很多弱勢學生，因此今天我能協助優化組織在社群經營的業務，讓我也覺得自己對社會做了一件有意義的事情。
那麼就祝福之後社團的活動招生都能更加順利，也期待未來能在 IG 被演算法推薦你們的貼文！」
第一段是我對主辦方（ 社團學長姐 ）的致意跟感謝，後面則是我對社團成員的致意，跟行動呼籲（ 為帳號設計一套經營計畫 ）透過結尾，我想強調這次簡報並不是我對自身知識的武力展現，而是真心希望能讓主辦方因爲我而有所受益。
總結
以上就是筆者在大學第一年所學到的 7 個簡報技巧，無論你是否有在其他書籍或文章看過類似的技巧，都希望本文的整理，以及我附上的實際應用，都能讓你更好的理解這些技巧背後的原理，以及如何套用在接下來的報告中，進而強化你的簡報表達力。
Takeaway
在下一次的簡報中，你可以試著使用這 7 招：
- 簡報前，先分析你的觀眾特性跟動機
- 開場時，承諾能讓聽眾學到什麼
- 在語句間適度的停頓，特別是展示圖表時
- 準備一、兩個問題，讓觀眾回神跟上你
- 簡化投影片資訊，避免報告主角變成 PPT
- 報告時，與觀眾之間不要有障礙物
- 結尾時，給觀眾和主辦方致意與 Call to Action
不是每個人都要會表達，但會表達能讓你更有優勢
其實很多人問過我「 你明明是個學寫程式的人，為什麼要去鑽研學習簡報報告這件事？」
我的答案是：我學的程式，或是大家在本科系所學的專業知識，都是 hard skill （ 硬實力 ）而職場表達、聆聽等則是 soft skill（ 軟實力 ）我曾在前輩的 Instagram 看過這一段話：
“ Hard skills get you in, but soft skills get you far. ”
我相信閱讀此文的人並不缺乏硬實力的儲備，只是「 表達 」軟實力較的課程跟學習資源相對分散、缺乏，也沒有應用實例，導致我們在一些需要簡報的場合碰壁、沒有自信。
因此筆者在暑假撰寫了本文，希望能跟大家一起增強自己表達的 soft skills，在我們熱愛的領域將自身所知更好的分享給其他人。
希望這篇文章讓你有所收穫，歡迎分享本文給其他也在學習報告的朋友，也歡迎您留言指教。
我讀過有關演講的學習資料
以下是我曾經研讀過有關簡報和口說的部分重點資料：
首先是 MIT 的 Patrick Winston 教授《 How to Speak 》開放式課程，這是目前啟發我最多的報告學習資料，本文的簡報技巧只節錄影片部份內容，大力推薦觀看完整影片（ 中文翻譯版 ）
而針對克服緊張、設計問題與組織講的內容，我透過觀看史丹佛大學的《 Communication Techniques 》來學習。講者是美國知名 Podcast < Think Fast, Talk Smart > 的主持人。
深度思考、即時應對提問的部分，我是在啾啾鞋的這一支說書影片裡，學到怎麼在日常生活中培養即時的回覆反應能力。
此外，我會觀看 TED Talk 跟 TEDx Talk （ TED 授權的非官方組織 ）的影片，觀摩講者怎麼報告，每一位 TED 講者在上台前都會經過主辦方的培訓，因此有很高的參考性。
我也是觀摩很多講者後，擷取我想學習的簡報技巧，來建立自己的報告風格。
