學生必學的 4 個 Office 操作技巧!打報告、做簡報更有效率

最近很多高中生都忙著準備個人申請的備審資料,加上學測偏向簡易趨勢,書面資料的內容與豐富度便顯得特別重要。這次就來教學 4 個使用 Word、PowerPoint 的編輯技巧,增加你的學習歷程的豐富度。

本文單純提供基本技巧而非寫作內容教學,Office大神請繞道。另外本文圖片以 Mac 版本為主,與 Windows 操作略有出入,Windows操作會特別補充作法,還請見諒。


1. 用PPT製作檔案附圖

大多人對於PowerPoint 的功能僅限於製作簡報,不過我們可以用PPT 來做檔案的附圖,來緩解大量文字的閱讀壓力,也能讓教授快速了解內容。本網站早期的圖片就是我用PPT做的~

我建議一個章節附一張圖,圖片以懶人包形式呈現,簡單說明該章節的重點,也就是最重要、最能吸引人的部分,來引起教授閱讀的興趣

關於圖片icon 部分,可以到這個網站搜尋,做個人用途是沒問題的

https://www.flaticon.com/home

特別提醒:建議Mac用戶用Keynote 製作附圖,方法跟下面一樣,因為Mac PPT輸出成圖片時解析度很差,Keynote 就沒這問題,我這裡僅做示範

我們先開啟PPT,在設計可以自訂背景顏色,要白色也沒問題

選擇插入圖片,選擇想要的插圖,按command (windows是ctrl) 鍵可選取多個圖片

在插入按「文字方塊」再輸入相關文字

個人範例圖,不用太多字,呈現出重要的部分即可,再配上相對應的插圖就很有現代感

輸出部分,Mac 版本在儲存時選擇匯出

選擇jpge按匯出

就能貼在資料上做附圖啦~

Windows在儲存時在格式選擇jpge就可以了


2. 用Word 做簡單去背

如果遇到背景有顏色的圖案,可以使用Word 內建的移除背景功能幫圖片去背

選取要去背的圖片,選取圖片格式做左側的「移除背景」

基本上電腦會先自動分析,紫紅色部分會移除,滑動上下可以預覽移除效果,按「保留變更」完成去背。

若電腦分析錯誤,選取上方的加號、減號,可以手動選取要保留、去掉的範圍

太複雜的圖就真的要用Photoshop 移除,手動移除很麻煩,建議用在單一顏色背景的圖片就好

延伸閱讀:學習檔案 PDF 文件壓縮教學


3. 用超連結和 4cUrls 複製中文網址

我們在複製中文網址貼上時,總是變成一大串的亂碼連結,如果直接貼上這樣的網址就太low 了,我們能使用文字超連結功能來解決

落落長的連結,都比內文還長了

先打好要代表連結的文字,選取右鍵「超連結」

貼上網址連結

之後按下代替文字就能前往網站啦

若想要原封不動貼上完整的中文連結,可以使用Google Chrome 的擴充工具4cUrls,一鍵按直接複製中文網址,貼上也不會變亂碼,大力推薦

https://www.flaticon.com/home


4.嵌入特殊字體,避免跑字

每當我們班上台簡報時,每五組就有四組用新細明體,而我問那四組為何不用其他字體時,他們都說:「沒辦法,跑到其他電腦時會缺字」不過在設定選項就能將字體儲存在Office 檔案內喔!

Mac 版本,選取Word > 喜好設定

選擇儲存

勾選字型內嵌的兩個選項

勾選後檔案的字型會儲存於檔案內,就算其他電腦沒有安裝使用到的字體也會正常顯示

Windows 在選單選擇「檔案」>左側「選項」>儲存>勾選字型內嵌

字體我推薦台北黑體,可以用於個人和商業,我自己的文章Banner 就是用這款字體的。


總結

這次簡單提供4 個Word 和 PPT 的操作技巧,製作插圖、去背都沒問題,利用超連結或是4cUrls來解決亂碼連結,並啟用字型內嵌避免缺字問題,盡情使用喜歡的字體。善用編輯秘訣,提高備審檔案和作業的效率與質感,趕快學起來吧!

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